Charges, impôts, taxes : qui paie quoi entre locataire et propriétaire ?

L’eau consommée, l’électricité des parties communes ou la collecte des déchets font partie des dépenses qui peuvent revenir au locataire. La taxe foncière et les gros travaux restent à la charge du propriétaire. Voici comment se répartissent les principales dépenses d’un logement loué à titre de résidence principale.

1. Les dépenses à la charge du locataire

En plus du loyer, le locataire règle ses consommations d’eau et d’énergie, ses abonnements et certaines charges liées au fonctionnement et à l’entretien courant de l’immeuble.

L’électricité, le gaz, l’eau et les abonnements individuels

Lorsque le logement dispose d’une fourniture individuelle d’électricité ou de gaz, le locataire souscrit ses contrats à son nom, auprès des fournisseurs de son choix. Il règle directement l’abonnement et ses consommations, indépendamment du loyer et des charges versées au propriétaire. Lors de la sortie locataire, il doit résilier ces contrats et communiquer les relevés de compteurs nécessaires à la facturation finale.

Pour l’eau, le fonctionnement dépend du logement : le locataire peut recevoir une facture directement du service des eaux ou payer sa consommation au travers des charges locatives, lorsque le contrat est collectif. De même, un chauffage collectif est généralement facturé dans les charges, contrairement à un chauffage alimenté par un contrat individuel.

L’abonnement internet souscrit par le locataire est également à sa charge. À son départ, il organise son transfert ou sa résiliation selon les conditions de son opérateur.

Les charges récupérables de l’immeuble

Dans un immeuble en copropriété, le propriétaire règle les appels de charges adressés par le syndic. Il peut ensuite demander au locataire le remboursement d’une partie de ces dépenses : ce sont les charges récupérables. Leur liste est encadrée par la réglementation : toutes les charges de copropriété ne peuvent donc pas être répercutées sur le locataire.

Concrètement, il peut s’agir de l’électricité qui éclaire le hall et les escaliers, du nettoyage des parties communes, de l’entretien courant des espaces verts ou de certains frais de fonctionnement de l’ascenseur. L’eau et le chauffage collectifs peuvent également entrer dans cette catégorie. Le montant dû dépend des dépenses concernées et de leur répartition entre les logements.

Par exemple, l’électricité nécessaire au fonctionnement de l’ascenseur et certaines petites opérations d’entretien sont récupérables. En revanche, le remplacement complet de l’ascenseur ne constitue pas une charge locative.

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères, ou TEOM, figure sur l’avis de taxe foncière du propriétaire. Le propriétaire la paie aux impôts, mais peut en demander le remboursement au locataire, car elle finance un service dont celui-ci bénéficie. Les frais de gestion fiscale associés à cette taxe restent toutefois à la charge du propriétaire.

Le montant réclamé doit être justifié à partir de l’avis d’imposition. En cas d’arrivée ou de départ en cours d’année, la part du locataire doit tenir compte de sa période de location. Le décompte doit donc permettre de comprendre quelle somme est demandée et pour quelle période.

Par exemple, pour une TEOM de 180 € hors frais de gestion, un locataire présent toute l’année peut se voir imputer 180 €. Si une partie de cette somme a déjà été couverte par ses provisions sur charges, elle doit être prise en compte dans le calcul : il ne doit pas payer deux fois la même dépense.

La régularisation annuelle des provisions sur charges

Lorsque le bail prévoit des provisions sur charges, le montant payé chaque mois est une avance, et non le coût définitif des dépenses. Une régularisation annuelle permet de comparer les provisions versées avec les charges récupérables réellement dues par le locataire.

Prenons un exemple : un locataire verse 80 € par mois, soit 960 € sur toute l’année. Si ses charges réelles atteignent 1 100 €, il doit régler un complément de 140 €. À l’inverse, si elles s’élèvent à 850 €, le propriétaire doit lui rembourser 110 €.

Un mois avant la régularisation, le propriétaire ou son gestionnaire transmet le décompte des charges par nature ainsi que leur mode de répartition dans un immeuble collectif. Les pièces justificatives doivent ensuite rester à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l’envoi du décompte.

Attention à ne pas confondre provisions et forfait. Lorsqu’un forfait de charges est prévu dans les cas autorisés, notamment en location meublée, il ne donne pas lieu à une régularisation selon les dépenses réelles. Les charges couvertes par ce forfait ne peuvent donc pas faire l’objet d’un complément.

Une régularisation de charges ne consiste pas simplement à faire un calcul : il faut avant tout s’assurer que chaque dépense est correctement imputée. En gérance, notre rôle est aussi de rendre ces éléments compréhensibles pour nos propriétaires comme pour nos locataires.

2. Les dépenses à la charge du propriétaire

Le propriétaire prend en charge la taxe foncière, les frais de gestion, les gros travaux et les charges de copropriété qui ne peuvent pas être récupérées auprès du locataire.

La taxe foncière

La taxe foncière est due par le propriétaire, même lorsque son logement est loué. Elle ne doit pas être confondue avec la TEOM, qui apparaît sur le même avis d’imposition mais suit une règle différente. Le propriétaire ne peut donc pas demander au locataire de rembourser l’ensemble de son avis de taxe foncière.

Les charges de copropriété non récupérables

Les dépenses de copropriété qui ne relèvent pas des charges récupérables restent à la charge du propriétaire. Cela concerne notamment les honoraires du syndic liés à l’administration de la copropriété et l’assurance de l’immeuble. Le montant total payé au syndic ne correspond donc pas au montant à réclamer au locataire.

Prenons un exemple : un propriétaire règle 1 800 € de charges de copropriété sur l’année. Après vérification du décompte, seules 1 100 € correspondent à des dépenses récupérables. Pour un locataire présent toute l’année, c’est cette somme qui sert de base à la régularisation, après déduction des provisions déjà versées. Les 700 € restants sont supportés par le propriétaire.

Les honoraires de gestion locative

Lorsqu’un propriétaire confie le suivi de son logement à une agence immobilière, les honoraires de gestion locative restent à sa charge. Ils rémunèrent la gestion du bien pour son compte et ne doivent pas être ajoutés aux charges du locataire.

Ces honoraires de gestion courante sont à distinguer des frais liés à l’entrée dans les lieux. Certaines prestations, comme la visite, la constitution du dossier, la rédaction du bail ou l’état des lieux d’entrée, peuvent être partagées entre propriétaire et locataire, dans les limites prévues par la réglementation.

Les gros travaux et les réparations liées à la vétusté

La réfection d’une toiture, un ravalement de façade ou le remplacement d’un équipement collectif ne sont pas des dépenses d’usage courant à facturer au locataire. Le propriétaire prend également en charge les travaux nécessaires au maintien en état du logement qui ne relèvent pas des réparations locatives.

Il faut notamment distinguer l’entretien courant et les petites réparations, qui reviennent en principe au locataire, des réparations rendues nécessaires par la vétusté. Par exemple, le remplacement d’un équipement devenu inutilisable en raison de son ancienneté relève du propriétaire. La situation peut être différente si la panne résulte d’une dégradation ou d’un défaut d’entretien imputable au locataire.

3. Récapitulatif : qui paie quoi ?

Voici un tableau récapitulatif pour identifier, en un coup d’œil, qui règle chaque dépense et dans quels cas le propriétaire peut en demander le remboursement au locataire.

Le point à retenir : le propriétaire peut avancer une dépense sans en supporter définitivement tout le coût. C’est le cas des charges récupérables et de la TEOM. En revanche, il ne peut pas transférer au locataire toutes les dépenses liées à son logement : chaque montant demandé doit correspondre aux règles applicables.

Chez BRAS Immobilier, nos équipes vous accompagnent dans cette répartition : lecture des comptes de copropriété, identification des charges récupérables, régularisation annuelle et suivi de la TEOM. À Nantes, Vannes, aux Sables-d’Olonne et sur la Côte d’Amour, nous aidons les propriétaires à suivre ces dépenses et les locataires à comprendre les montants qui leur sont demandés.