Vote par correspondance en assemblée générale de copropriété : fonctionnement, règles et procédure

L’assemblée générale est un moment essentiel dans la vie d’une copropriété. C’est lors de cette réunion que les copropriétaires prennent les décisions importantes concernant la gestion de l’immeuble : budget, travaux ou encore désignation du syndic.

Pour permettre à tous les copropriétaires de participer aux décisions, même en cas d’absence, la loi a introduit le vote par correspondance en assemblée générale de copropriété. Ce dispositif permet d’exprimer son vote à distance, avant la tenue de la réunion.

Mais comment fonctionne ce système ? Quelles sont les règles à respecter et quelle est la procédure à suivre ? Voici l’essentiel à connaître sur le vote par correspondance en copropriété.

Le vote par correspondance en copropriété : un dispositif encadré par la loi

Le vote par correspondance est aujourd’hui intégré dans le droit de la copropriété. Ce mécanisme a été introduit par la loi ELAN du 23 novembre 2018, puis précisé par l’ordonnance du 30 octobre 2019 réformant le droit de la copropriété.

Concrètement, l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que les copropriétaires peuvent voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire spécifique.

Ce dispositif a été rendu pleinement opérationnel avec le décret n°2020-834 du 2 juillet 2020 et l’arrêté du même jour qui ont fixé le modèle officiel du formulaire de vote par correspondance.

Depuis cette réforme, les copropriétaires disposent de trois possibilités pour participer à une assemblée générale :

• Être présents physiquement
• Être représentés par un mandataire
• Voter par correspondance.

L’objectif de cette évolution est clair : faciliter la participation des copropriétaires aux décisions de la copropriété, notamment lorsqu’ils ne peuvent pas se déplacer.

Pourquoi le vote par correspondance s’est-il développé ?

Pendant longtemps, les assemblées générales de copropriétaires ont été marquées par une faible participation des copropriétaires. Certains ne pouvaient pas assister à la réunion pour des raisons professionnelles, familiales ou géographiques.

La crise sanitaire liée au Covid-19 a également bouleversé l’organisation des assemblées générales, rendant parfois impossible la tenue de réunions en présentiel. Dans ce contexte, le vote par correspondance a permis d’assurer la continuité de la gouvernance des copropriétés.

Aujourd’hui, ce mode de vote répond à plusieurs enjeux :

• Améliorer la participation des copropriétaires
• Faciliter la prise de décision
• Moderniser la gestion des copropriétés
• Simplifier l’organisation des assemblées générales.

Il constitue donc un outil complémentaire aux autres modalités de vote.

Le vote par correspondance est un outil juridique récent mis à disposition des copropriétaires pour répondre à l’absentéisme croissant en assemblée générale. Toutefois, seule la présence en assemblée permet d’échanger, de débattre et de réfléchir collectivement aux projets de la copropriété. Votre participation est également l’occasion de rencontrer votre gestionnaire.

Comment fonctionne le vote par correspondance en assemblée générale ?

Le principe du vote par correspondance est relativement simple. Chaque copropriétaire reçoit, avec sa convocation à l’assemblée générale, un formulaire de vote spécifique qui lui permet d’exprimer son choix pour chacune des résolutions inscrites à l’ordre du jour.

Ce formulaire doit être joint à la convocation envoyée par le syndic de copropriété.

Pour chaque résolution, le copropriétaire doit indiquer son choix :

• Pour
• Contre
• Abstention.

Une fois rempli, le formulaire doit être retourné au syndic de copropriété avant la tenue de l’assemblée générale.

Afin que le vote soit pris en compte, le formulaire doit être reçu au plus tard trois jours francs avant la réunion.

Le syndic enregistre ensuite les votes reçus et les intègre au dépouillement lors de l’assemblée générale.

Quelles décisions peuvent être votées par correspondance ?

Le vote par correspondance peut concerner l’ensemble des résolutions inscrites à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Il peut donc s’appliquer à de nombreuses décisions importantes de la copropriété, notamment :

• L’approbation des comptes
• Le vote du budget prévisionnel
• La désignation du syndic
• L’élection du conseil syndical
• La réalisation de travaux dans les parties communes.

Dans tous les cas, les votes exprimés par correspondance ont la même valeur juridique que les votes exprimés en assemblée.

Les voix sont comptabilisées de la même manière, selon les tantièmes détenus par chaque copropriétaire.

Les particularités du vote par correspondance

Même si ce dispositif facilite la participation des copropriétaires, il présente certaines particularités qu’il est important de connaître.

Le vote par correspondance traduit fidèlement le choix du copropriétaire contrairement au mandat (ou pouvoir) qui confie à un tiers la responsabilité de choisir. Tout d’abord, le vote par correspondance est exprimé avant la tenue de l’assemblée générale. Cela signifie que le copropriétaire ne peut pas modifier son vote en fonction des débats qui auront lieu lors de la réunion.

De plus, si une résolution est modifiée pendant l’assemblée générale, le vote exprimé par correspondance peut être considéré comme défaillant et ne pas être pris en compte pour cette décision.

Autre point important : si un copropriétaire ayant déjà voté par correspondance décide finalement d’assister à l’assemblée générale, son vote en présentiel annule automatiquement son vote par correspondance.

Ces règles visent à garantir la cohérence du processus décisionnel.

Le rôle du syndic dans la gestion du vote par correspondance

Le syndic joue un rôle central dans l’organisation et la gestion du vote par correspondance.

Il doit notamment :

• Joindre le formulaire de vote à la convocation
• Vérifier la réception des formulaires
• Enregistrer les votes reçus
• Les intégrer dans la feuille de présence.

Lors de l’assemblée générale, les votes exprimés par correspondance sont comptabilisés en même temps que ceux des copropriétaires présents ou représentés.

Ils sont ensuite mentionnés dans le procès-verbal de l’assemblée générale, qui constitue le document officiel retraçant les décisions prises.

Les avantages du vote par correspondance pour les copropriétaires

Le vote par correspondance présente plusieurs avantages pour les copropriétaires.

Il permet d’abord de participer aux décisions de la copropriété même lorsqu’il est impossible d’assister physiquement à l’assemblée générale. Cette possibilité est particulièrement utile pour les copropriétaires bailleurs qui ne résident pas dans l’immeuble, mais aussi pour prendre part aux décisions importantes liées à la transition énergétique au cœur des copropriétés, comme les travaux de rénovation énergétique ou d’amélioration de la performance des bâtiments.

Ce dispositif contribue également à améliorer le taux de participation aux assemblées générales. Une participation plus importante permet de prendre des décisions plus représentatives de l’intérêt collectif.

Enfin, le vote par correspondance facilite l’organisation des assemblées générales, notamment dans les grandes copropriétés où il peut être difficile de réunir tous les copropriétaires.

Ce qu’il faut retenir du vote par correspondance en assemblée générale de copropriété

Le vote par correspondance constitue aujourd’hui un outil essentiel dans la gestion des copropriétés. Introduit par les réformes récentes du droit de la copropriété, il permet aux copropriétaires de participer aux décisions de l’assemblée générale même à distance.

Bien encadré par la loi, ce dispositif repose sur un formulaire officiel joint à la convocation de l’assemblée générale et doit respecter un certain nombre de règles précises.

S’il ne remplace pas les échanges et les débats qui ont lieu lors des assemblées générales, le vote par correspondance contribue néanmoins à moderniser la gouvernance des copropriétés et à faciliter la participation des copropriétaires aux décisions importantes.