Assemblée Générale en copropriété : qu’est-ce que le vote par correspondance ?

Assemblée Générale en copropriété et vote par correspondance
Vendredi 19 mars 2021   ·   Syndic

La crise sanitaire a impacté de façon drastique, le secteur de l’immobilier, comme d’autres secteurs d’activités. Mais la vie en copropriété ne s’est pas arrêtée pour autant, et les syndics ont dû adapter la tenue des Assemblées Générales grâce, notamment, au vote par correspondance. Mais en quoi ce vote consiste-t-il ? Quelle est la procédure ? En tant qu’expert syndic certifié NF habitat sur Nantes et ses alentours, , nous vous en disons plus sur le vote par correspondance dans cet article.

 

La solution de la visioconférence lors de l’Assemblée Générale

 

De manière habituelle, les assemblées générales se tiennent en présentiel, avec les copropriétaires, et un vote par pouvoirs délégués aux copropriétaires présents. BRAS Immobilier avait même mis en place le vote par boîtier électronique, mais depuis la crise du coronavirus est passée par là …

Suite au décret lié à la situation sanitaire, les syndics peuvent tenir une assemblée en présentiel à raison de 4m² par personne, et dans la limite de 6 personnes, ce qui, au vu du nombre de copropriétaires, rend la tenue des assemblées très compliquée, voire impossible.

Il est donc envisageable de mettre en place le système de visioconférence, notamment pour débattre des sujets sur la vie de la copropriété. La visioconférence apporte une vraie valeur ajoutée à la limite du nombre de personnes présentes. Cependant, elle ne peut être utilisée comme moyen de tenue d’assemblée générale puisque le vote en direct n’est pas possible juridiquement. En effet, le syndic n’est pas équipé d’un matériel spécifique permettant la certification de la signature du propriétaire qui suit la réunion en visioconférence (matériel qui doit faire l’objet d’une décision d’assemblée quant à son achat ou abonnement).

 

Alors quelle est la bonne solution pour valider les décisions de la copropriété ?

 

Comment fonctionne le vote par correspondance ?

 

C’est ici que le vote par correspondance via un formulaire est utile, mais il requiert un temps de préparation et de réalisation conséquent, en comparaison à la procédure habituelle de vote lors d’une assemblée générale en présentiel.

 

Le formulaire de vote par correspondance retranscrit toutes les résolutions inscrites à l’ordre du jour. Auparavant il existait une certaine « souplesse » puisque les échanges sur les questions de l’ordre du jour étaient réalisés en direct et permettaient un « aller-retour » d’informations immédiates. Cela facilitait le choix des copropriétaires sur les sociétés à retenir, les options, le nombre d’appels de fonds…

Avec le formulaire de vote par correspondance, il convient d’être très précis dans les résolutions afin d’apporter toutes les informations utiles au vote.

 

Par exemple, pour chaque résolution contenant des travaux il doit être créé autant de résolutions que de votes à formuler :

  • Vote de principe sur l’objet des travaux
  • Vote sur option A
  • Vote sur option B
  • Vote sur entreprise C
  • Vote sur entreprise D
  • Vote sur entreprise E
  • Vote sur les honoraires travaux
  • Vote sur le financement

 

A chaque résolution, le copropriétaire doit indiquer s’il est pour, contre ou s’il s’abstient.

 

C’est la première étape de la procédure. Après l’envoi de la convocation aux copropriétaires, une vérification du nombre de retours de formulaires est effectuée. A mi-chemin entre l’envoi de la convocation et l’assemblée générale, une relance est faite par le syndic pour sensibiliser les propriétaires à l’envoi de leur formulaire rempli.

 

Une fois l’Assemblée « tenue », le dépouillement des votes se fait à deux personnes, le gestionnaire et l’assistant(e) de copropriété. Il reste donc à finaliser la rédaction du procès-verbal, qui est validé par le président de séance (souvent le président du conseil syndical)

 

Quelle est la particularité de l’envoi du formulaire de vote par correspondance ?

 

Une fois rempli et retourné au syndic, le formulaire de vote par correspondance est immuable. Chaque vote formulé doit être scrupuleusement retranscrit dans le procès-verbal. Si aucune case n’est cochée, le copropriétaire est considéré « non-votant » pour la résolution (sachant que le formulaire doit être retourné au plus tard 3 jours francs avant la date d’assemblée.)

 

Même si le syndic de copropriété ne consacre pas 2 heures (en moyenne) de tenue d’assemblée générale, le travail relatif au vote par correspondance n’en est pas moins fastidieux et long : envoi de formulaires, vérification des retours, validation de signature dans la feuille de présence à chaque formulaire reçu, relance, réponses téléphoniques aux copropriétaires sur des questionnements relatifs à l’ordre du jour, dépouillement. Un travail de fourmis !

 

Ce système de vote est un recours nécessaire, au vue de la période actuelle.

Il permet de clore l’exercice comptable, de partir sur un nouvel exercice avec un nouveau budget, d’avancer sur des dossiers importants de la vie en copropriété, et de ne prendre aucun retard.

Mais cette solution unique est provisoire : le syndic a hâte de retrouver ses copropriétaires en assemblée générale, de créer une dynamique d’échanges, de débats. Il y a un vrai manque de relations humaines, qui représentent pourtant l’identité de Bras Immobilier en tant que syndic. Patience est donc mère de toutes les vertus.

NOTRE SERVICE SYNDIC DE COPROPRIETE, A L’ECOUTE DE SES CLIENTS

BRAS Immobilier, syndic de copropriété expert sur Nantes, Rezé, Le Pouliguen et bientôt Pornichet, reste à l’écoute de ses copropriétaires. Notre équipe saura répondre à vos questions sur la vie en copropriété et toutes les procédures liées aux assemblées générales.

Autres actualités immobilières

Eco prêt taux zero

Qu’est-ce que l’éco-prêt à taux zéro?

Vendredi 16 Juin 2017

L’éco-prêt à taux zéro (éco-PTZ) permet de financer des travaux de rénovation énergétique dans le but de rendre un logement plus économe en énergie, moins émetteur de gaz à effet de serre et plus confortable.

service deco renovation

BRAS Immobilier ouvre son service déco rénovation

Vendredi 25 Mai 2018

Nous sommes très heureux (et un peu émus) de vous présenter le service Déco Rénovation conçu pour répondre à toutes vos problématiques d'agencement d'intérieur ! Découvrez nos 3 formules qui s’adapteront à tous vos projets de décoration et de rénovation sur Nantes Métropole. Formule Conseil Décor...

Comment se passe le relevé de compteur ?

Comment se passe le relevé de compteur ?

Vendredi 20 Juillet 2018

Pour établir les factures d’électricité, de gaz ou d’eau, les fournisseurs réalisent un relevé de compteur, qui a pour fonction de mesurer la consommation réelle consommée.

Toute l'actu immobilière