Devenir assistant(e) de copropriété : un métier clé en gestion immobilière

Vous aimez l'organisation, le contact client et le travail en équipe ? Le métier d’assistant(e) de copropriété est fait pour vous. Il constitue une porte d’entrée idéale dans le secteur de la gestion immobilière.

Chez BRAS Immobilier, nous recrutons régulièrement des assistant(e)s de copropriété pour accompagner nos gestionnaires dans nos agences de Nantes, Rezé, Pornichet, Le Pouliguen, Vannes et Les Sables-d’Olonne.

Quel est le rôle d’un(e) assistant(e) de copropriété ?

L’assistant.e de copropriété est un acteur essentiel au bon fonctionnement d’un cabinet immobilier. Il ou elle assure la coordination entre le gestionnaire, les copropriétaires et les prestataires, facilitant la gestion quotidienne des immeubles. C’est un poste riche en responsabilités administratives et en interactions humaines avec de belles opportunités d’évolution à moyen terme.

Missions principales de l’assistant(e) de copropriété

Les responsabilités sont variées et s’organisent autour de 4 grands axes : Gestion administrative

• Accueil téléphonique et physique des copropriétaires et des prestataires, réponse aux demandes et questions courantes.
• Rédaction de courriers et documents officiels, tels que des convocations aux assemblées générales de copropriétaires, des ordres du jour ou des comptes-rendus.
• Suivi des dossiers administratifs de la copropriété (documents, contrats, sinistres) et archivage.
• Gestion des plannings et agendas des réunions d’assemblées générales et des rendez-vous entre le gestionnaire, le conseil syndical ainsi que les prestataires. Suivi comptable et financier
• Répondre aux questions des copropriétaires sur la comptabilité (date d’appels de fonds, renseignements sur le solde)
• Facturer les vacations
• Interface avec le service comptabilité Coordination technique et gestion des prestataires
• Réception et suivi des demandes d’intervention des copropriétaires (pannes, réparations, maintenance)
• Coordination des interventions techniques (prises de rendez-vous avec les prestataires, suivi de la réalisation des travaux)
• Suivi des contrats d’entretien des équipements (ascenseurs, chauffage, nettoyage des parties communes, etc.) Préparation des assemblées générales
• Préparation matérielle des assemblées générales (convocation des copropriétaires, réservation de salle)
• Aide à la rédaction des procès-verbaux sous la direction du gestionnaire de copropriété.
• Envoi des comptes-rendus et des décisions aux copropriétaires.

  Compétences et qualités requises

  
  Le poste d’assistant.e de copropriété nécessite plusieurs compétences, tant sur le plan technique qu'organisationnel et relationnel :

• Maîtrise administrative : Bonne organisation, rigueur dans la gestion des dossiers, rédaction claire des documents officiels
• Connaissances en gestion immobilière : Bien que le gestionnaire soit responsable des aspects techniques et juridiques, l’assistant.e doit avoir des notions de base en gestion de copropriété
• Aptitude relationnelle : L’assistant.e est souvent le premier point de contact pour les copropriétaires ; il ou elle doit savoir faire preuve de courtoisie, d’écoute et de patience, tout en contribuant à prévenir et désamorcer les éventuels conflits entre copropriétaires avec diplomatie.
• Gestion des priorités : Capacité à jongler entre différentes tâches (répondre aux copropriétaires, gérer les urgences, préparer des documents) tout en respectant les délais
• Capacité à travailler en équipe : L’assistant.e travaille en collaboration avec le gestionnaire et peut interagir avec d'autres services (comptabilité, services techniques)
• Rigueur et organisation : Le volume de dossiers à suivre est souvent important, il est donc essentiel d’avoir une excellente organisation pour ne rien laisser au hasard

  Quelle formation pour devenir assistant(e) de copropriété ?

  
  Ce métier est accessible avec une formation dans le domaine de l’immobilier, du secrétariat ou de la gestion administrative. Plusieurs voies mènent à ce poste :

• Diplômes : BTS Professions immobilières, BTS Gestion des entreprises ou DUT en Gestion administrative
• Formations spécialisées : Certaines écoles de formation en immobilier proposent des cursus spécifiques pour le métier d’assistant.e de copropriété.
• Expérience professionnelle : Une expérience en tant qu’assistant.e administratif ou dans le domaine de l’immobilier est un plus pour comprendre les spécificités du métier.

  Défis & perspectives d’évolution

  
  Le métier d’assistant.e de copropriété présente plusieurs défis, mais également des opportunités de progression : Les défis à relever :

• Gérer des urgences techniques : l’assistant.e doit souvent gérer des situations urgentes (sinistres, plaintes des copropriétaires) en parallèle des tâches administratives courantes.
• Relation avec les copropriétaires : certaines situations peuvent générer des tensions ou des conflits, qu’il faut savoir désamorcer avec diplomatie.

Évolutions possibles

L’assistant.e de copropriété peut, avec de l’expérience et des formations complémentaires, évoluer vers des postes de :

• Gestionnaire de copropriété
• Responsable de service dans un cabinet immobilier
• Responsable d’équipe assistant.e

  Pourquoi nous rejoindre ?

  
  Témoignage de Marie, assistante copropriété chez BRAS Immobilier depuis 16 ans : “Je t’invite à nous rejoindre rapidement ! Tu t’épanouiras dans un métier passionnant qui nous fait avancer, tu travailleras en étroite collaboration avec tes collègues et, surtout, si tu aimes te marrer : Welcome !” Notre entreprise BRAS Immobilier recrute régulièrement des assistant.es de copropriété pour renforcer ses équipes locales à Nantes, Rezé, Pornichet, Vannes et les Sables d’ Olonne. En intégrant notre agence, vous bénéficiez :

• D’une formation continue aux outils et aux évolutions du métier
• D’un environnement de travail bienveillant et structuré
• D’une collaboration de proximité avec le gestionnaire et les autres pôles (comptabilité, technique)
• D’opportunités d’évolution interne

Découvrez l’expérience de Marie, assistante de copropriété chez BRAS Immobilier Nantes :

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